Desde que me dedico al coaching, o incluso antes, siempre he tenido claro que es fundamental, para que alguien realice una tarea, que debe saber qué hay que hacer, cuándo y cómo hay que hacerlo. De esta manera generamos un compromiso claro, una responsabilidad sobre el resultado.
Sin embargo, sigue siendo frecuente que me encuentro con mis clientes diciéndome cosas como “es que mi equipo no responde” ó “si quiero que algo se haga, tengo que hacerlo yo”, y entonces les pregunto cómo establecen las pautas o cómo transmiten los objetivos al equipo.
Hace poco he leído en el libro MBA personal de Josh Kaufman el término “la apatía del testigo”, y con esto ha puesto en palabras algo que yo ya vengo trabajando y que no termina de cuajar en el ámbito empresarial (y en el doméstico también, pero quizá eso ya es un pacto familiar), y es que cuando no concretamos, cuando no hay un responsable claro de una tarea… Nadie la hace.
En los equipos en los que las reuniones fluyen de esta manera:
- Equipo, tenemos que conseguir…, y para ello haremos…. Nuestro dead line es… Confío en vosotros para conseguirlo.
¿Qué creéis que va a ocurrir?
Pues que si hay ocho personas en esa reunión, todos (o casi todos) confiarán en que otro hará el trabajo mientras que ellos sacan adelante la gran carga de trabajo que tienen. Lo que no saben es que TODOS comparten esta misma filosofía.
Una de las metodologías más extendidas es Scrum.
¿Y qué podemos hacer con esto?
Desde hace un tiempo se habla cada vez más en los equipos de trabajo de las “metodologías ágiles” o la gestión Lean de proyectos. El éxito, desde mi punto de vista, de estas metodologías para conseguir hacer avanzar a los equipos radica en la sencillez, por un lado, y la responsabilidad asumida, por otro.
Sencillez porque una vez puesto en marcha el sistema, las reuniones de revisión de proyecto no llevarán más de 15 minuntos, ya que se utiliza una matriz muy visual para hacer el seguimiento de las tareas concretas.
Responsabilidad asumida porque cada persona tendrá sus tareas asignadas, bien identificadas por los colores de sus tarjetas, bien porque su nombre estará reflejado en el cuadrante, junto con las tareas asignadas. Además, normalmente, para que estas metodologías funcionen, son los propios miembros del equipo los que se asignan tareas asociadas al objetivo a conseguir.
La objeción más frecuente que me encuentro a estas metodologías es “nosotros no trabajamos por proyecto”… Y yo les digo: aún.
Porque nuestro día a día puede ser un proyecto.
Todos tenemos tareas rutinarias a las que dar respuesta. Estas no hace falta que aparezcan (o sí, si consideramos que es necesario que se reflejen para equilibrar las cargas de trabajo), lo que es fundamental es que estén claramente identificadas las tareas que deben realizarse en un periodo de tiempo. Para ello, primero identificaremos el objetivo que queremos conseguir, lo llevaremos a lo que queremos conseguir en periodos delimitados, y a su vez lo aterrizaremos en funciones concretas semana a semana o día a día incluso.
En la revisión será semanal, el equipo solo tendrá que echar un vistazo para saber cómo avanza el equipo. Y la “apatía del testigo” se convertirá en “responsabilidad visible”, porque cada persona tendrá unas tareas y unos objetivos que cumplir que, de lo contrario, será visible para todos los demás. Ahí empezará otra conversación, que arrancará con la pregunta ¿qué te ha impedido avanzar?, pero esto ya es material para otro post.
¿Quieres saber más sobre cómo gestionar tu equipo o tu proyecto con metodologías ágiles?
Escríbeme, estoy a tu disposición 😉
